Cómo documentar tu red y tu directorio activo

El conocimiento que vive en una sola cabeza

En muchas organizaciones pequeñas y medianas, la red y los usuarios funcionan gracias a una persona que recuerda cómo está todo armado. Mientras esa persona está, no se nota. El día que se va, se enferma o está de vacaciones, cualquier fallo se convierte en una investigación.

Documentar no significa escribir un libro. Significa dejar por escrito lo mínimo que otra persona necesitaría para dar soporte sin adivinar.

Qué documentar de la red

• Un diagrama sencillo: conexión a internet, firewall, switches, puntos de acceso y servidores principales.
• Direccionamiento: rangos de IP, redes y VLAN, qué dispositivos tienen dirección fija y cuáles usan DHCP.
• Nombres y DNS: quién resuelve los nombres internos y dónde están los registros importantes.
• Equipos de red: modelo, ubicación, versión de firmware y dónde se guarda su configuración.
• Reglas del firewall y accesos remotos: qué está abierto, por qué y quién lo pidió.
• Proveedores y contratos: servicio de internet, números de cuenta y contactos de soporte.

Qué documentar del directorio activo

• Estructura: dominios, unidades organizativas y la razón de cada una.
• Grupos y permisos: qué grupos existen, qué acceso da cada uno y quién decide sus miembros.
• Políticas de grupo: qué configuran y a qué unidades se aplican.
• Cuentas de servicio: para qué se usan, dónde se usan y cuándo se renuevan sus contraseñas.
• Altas y bajas: el procedimiento para crear y retirar usuarios.
• Respaldos: qué se respalda del directorio y cómo se restaura.

Dónde guardarlo

Elige un solo lugar que el equipo use de verdad: una wiki interna, una carpeta compartida con permisos limitados o una herramienta de documentación de TI. Dos reglas básicas:

1. No guardes contraseñas en el documento. Usa un gestor de contraseñas con acceso controlado.
2. Limita quién puede leerlo y editarlo: la documentación de red es información sensible.

Cómo mantenerla viva

• Actualiza al cambiar. Que documentar el cambio sea parte de terminarlo.
• Pon una fecha de revisión (por ejemplo, cada seis meses) y un responsable.
• Prueba la documentación: pide a alguien que no conoce el sistema que resuelva una tarea siguiendo solo lo escrito, y corrige lo que le falte.
• Versiona los cambios importantes para saber qué se modificó y quién lo hizo.

Empieza por lo más urgente

Si no hay nada escrito, no intentes hacerlo todo a la vez. Ordena por riesgo:

1. Cómo entrar al firewall y al servidor principal, y quién tiene acceso.
2. Dónde están los respaldos y cómo se restauran.
3. Diagrama básico de la red.
4. Procedimiento de altas y bajas de usuarios.

Un esquema mínimo para el documento

Si no sabes cómo empezar, usa estos apartados y rellénalos poco a poco:

1. Resumen: qué es la organización, cuántos usuarios y sedes tiene.
2. Accesos y responsables: quién administra qué y cómo se solicita acceso.
3. Red: diagrama, direccionamiento y proveedores.
4. Directorio y usuarios: estructura, grupos y procedimiento de altas y bajas.
5. Servidores y servicios: qué hace cada uno y cómo se respalda.
6. Respaldos y recuperación: qué se copia, dónde y cómo se restaura.
7. Contactos y proveedores: a quién llamar y con qué número de cuenta.
8. Historial de cambios: fecha, qué cambió y quién lo hizo.

Preguntas frecuentes

¿Qué herramienta uso para documentar?

La que tu equipo vaya a usar de verdad: una wiki interna, documentos compartidos con permisos o una herramienta de documentación de TI. Lo importante es que sea fácil de actualizar y esté en un solo lugar.

¿Cada cuánto hay que revisar la documentación?

Al menos cada seis meses y siempre que haya un cambio importante en la red, los servidores o los usuarios.

¿Quién debe tener acceso?

Solo el personal de TI y las personas responsables. La documentación de red y de cuentas es información sensible.

¿Qué hago con las contraseñas?

No las escribas en el documento. Usa un gestor de contraseñas con acceso controlado y registra quién puede entrar.

¿Cuánto tiempo lleva documentar una red pequeña?

Con una persona que conozca el sistema, unos pocos días repartidos en varias semanas suelen bastar para un primer documento útil. Después se mantiene con cada cambio.

Para llevarte

Una documentación modesta y actualizada vale más que una perfecta que nadie abre. Si quieres que levantemos y ordenemos la documentación de tu red y tu directorio, pide una cotización desde el formulario.